Yeni bir çalışan işe başladığında İK ekibinin önünde uzun bir liste belirir: Sözleşme hazırlığı, sistem erişimleri, eğitim planlaması, ekipman talebi… İK onboarding sürecini hızlandıran AI ajanı iş akışı, tam da bu noktada devreye giriyor ve manuel takibi neredeyse sıfıra indiriyor. Peki bu sistem nasıl çalışıyor ve şirketinize nasıl entegre edebilirsiniz?
Kilit Çıkarım: Yapay zeka destekli onboarding iş akışları, ortalama işe alım süresini %40-60 oranında kısaltabiliyor. Workday, IBM ve benzeri platformların 2024 raporları, tekrarlayan İK görevlerinin %70’inin otomasyon kapsamına alınabildiğini gösteriyor.
Başlamadan Önce
AI ajanı tabanlı bir onboarding sistemi kurmak için önce altyapınızı hazırlamanız gerekiyor. Eksik bir parça bile tüm iş akışını aksatabilir.
Gerekenler
- Mevcut İK yazılımınız (BambooHR, SAP SuccessFactors, Workday vb.)
- API entegrasyonu destekleyen otomasyon platformu (Zapier, Make, n8n)
- Şirket içi iletişim aracı (Slack, Microsoft Teams)
- Doküman yönetim sistemi (Google Drive, SharePoint)
- AI ajan platformu (IBM watsonx Orchestrate, CrewAI veya özel çözüm)
Ön Koşullar
- Mevcut onboarding sürecinizin dokümante edilmiş olması
- Departman bazlı görev listelerinin hazır olması
- IT, İK ve ilgili departman yöneticilerinden onay
- Veri güvenliği politikalarının belirlenmesi
AI Ajanı Onboarding İş Akışı Nasıl Çalışır?
Geleneksel onboarding’de İK uzmanı her adımı manuel takip eder: E-posta gönderir, hatırlatma yapar, onay bekler. AI ajanı ise bu süreci “tetikleyici → aksiyon → doğrulama” döngüsüne dönüştürür.
Pratikte en sık görülen senaryo şöyle işliyor:
- Tetikleyici: İK sistemine yeni çalışan kaydı girilir
- Ajan Aktivasyonu: AI ajanı otomatik olarak devreye girer
- Paralel Görevler: Sistem erişimi talebi IT’ye, ekipman siparişi satın almaya, eğitim planı yöneticiye eş zamanlı iletilir
- Takip: Ajan, tamamlanmayan görevler için otomatik hatırlatma gönderir
- Raporlama: Süreç tamamlandığında İK’ya özet rapor sunulur
Pro İpucu: İlk kurulumda tüm süreci otomatize etmeye çalışma. Önce en çok zaman alan 3-4 görevi belirle ve bunlarla başla. Sistem oturduğunda kapsamı genişletirsin.
Adım Adım Kurulum Rehberi
Aşağıdaki adımlar, orta ölçekli bir şirket için tipik bir AI ajan onboarding sisteminin kurulumunu gösteriyor.
- Mevcut Süreci Haritalandırın: Onboarding’de kim, ne yapıyor, ne kadar sürüyor? Bu verileri toplayın. Ortalama bir onboarding 15-25 farklı görev içerir.
- Darboğazları Belirleyin: Hangi adımlar en çok gecikiyor? Genellikle IT erişim talepleri ve departman yöneticisi onayları liste başında yer alır.
- Otomasyon Platformunu Seçin: Zapier gibi no-code çözümler hızlı başlangıç sağlar. Daha karmaşık iş akışları için n8n veya özel geliştirme düşünülebilir.
- AI Ajanını Yapılandırın: Ajanın hangi koşullarda hangi aksiyonu alacağını tanımlayın. Örnek: “Sözleşme imzalandığında → IT’ye erişim talebi gönder + Yöneticiye bilgilendirme e-postası at”
- Entegrasyonları Kurun: İK yazılımı, e-posta sistemi, Slack/Teams ve doküman yönetim sistemi arasındaki bağlantıları oluşturun.
- Test Edin: Gerçek bir işe alım öncesinde “dummy” kayıtla sistemi test edin. Tüm bildirimlerin doğru kişilere gittiğinden emin olun.
- Pilot Uygulama: İlk 2-3 gerçek onboarding’i yakından izleyin. Aksayan noktaları not alın ve düzeltin.
Örnek İş Akışı Senaryosu
Diyelim ki yazılım geliştirici pozisyonuna yeni bir çalışan alındı. AI ajanı şu akışı otomatik başlatır:
| Gün | Görev | Sorumlu | Ajan Aksiyonu |
|---|---|---|---|
| -5 | Hoş geldin e-postası | İK | Otomatik gönderim |
| -3 | Laptop siparişi | IT | Talep oluşturma + takip |
| -2 | Sistem hesapları açma | IT | Checklist gönderimi |
| -1 | Masa/alan hazırlığı | Ofis Yönetimi | Hatırlatma |
| 1 | Oryantasyon programı | İK | Takvim daveti |
| 1-5 | Departman eğitimleri | Yönetici | Günlük ilerleme takibi |
| 30 | İlk ay değerlendirmesi | Yönetici + İK | Anket gönderimi |
Maliyet: Temel bir kurulum için aylık 50-200$ arası otomasyon platformu maliyeti. Kurumsal çözümler (Workday AI, SAP) için lisans bedelleri değişkenlik gösterir.
Süre: Basit bir iş akışı 1-2 haftada kurulabilir. Kapsamlı entegrasyonlar 1-2 ay sürebilir.
Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
AI ajanları güçlü araçlar olsa da bazı tuzaklardan kaçınmak gerekiyor:
- Aşırı otomasyon: Her şeyi otomatize etmek, insan dokunuşunu ortadan kaldırır. Yeni çalışanın ilk gün yüz yüze karşılanması hâlâ kritik.
- Veri güvenliği: Kişisel veriler (TC kimlik, banka bilgisi) AI sistemlerinde nasıl işleniyor? KVKK uyumluluğunu mutlaka kontrol edin.
- Tek noktadan bağımlılık: Otomasyon platformu çökerse ne olacak? Manuel yedek planınız hazır olsun.
- Güncelleme ihmali: Şirket politikaları değiştiğinde iş akışlarını güncellemeyi unutmayın.
Sıkça Sorulan Sorular
AI ajanı ile chatbot arasındaki fark nedir?
Chatbot genellikle soru-cevap odaklı çalışır ve kullanıcı etkileşimi bekler. AI ajanı ise proaktif hareket eder; tetikleyicilere göre otomatik aksiyon alır, birden fazla sistemi koordine eder ve karar verebilir.
Küçük şirketler için uygun mu?
10-50 kişilik şirketlerde bile fayda sağlayabilir. Özellikle hızlı büyüyen startuplarda onboarding yükü ani artışlar gösterir; otomasyon bu dalgalanmaları absorbe eder.
Mevcut İK yazılımımla entegre olur mu?
Çoğu modern İK yazılımı API desteği sunuyor. Zapier ve Make gibi platformlar yüzlerce uygulama ile hazır entegrasyon sağlar. Eski sistemler için özel geliştirme gerekebilir.
Çalışanlar bu sisteme nasıl tepki veriyor?
Testlerde şu sonuç çıkıyor: Yeni çalışanlar, zamanında gelen bilgilendirmeleri ve sorunsuz başlangıcı olumlu değerlendiriyor. Ancak tamamen “robotik” bir deneyim memnuniyeti düşürüyor; insan temasını korumak önemli.
Özetle
AI ajanı destekli onboarding iş akışı, İK ekiplerinin tekrarlayan görevlerden kurtulmasını ve stratejik işlere odaklanmasını sağlıyor. Kurulum için mevcut süreçlerinizi haritalandırın, darboğazları belirleyin ve kademeli bir geçiş planlayın.
Unutmayın: Amaç insanı devre dışı bırakmak değil, insanın zamanını daha değerli işlere ayırmasını sağlamak. İlk gün yeni çalışanınızı karşılayan sıcak bir “hoş geldin” hâlâ hiçbir otomasyonun yerini tutamaz.
Sonraki Adım: Mevcut onboarding sürecinizde en çok zaman alan üç görevi listeleyin. Bunları otomatize etmek için hangi araçlara ihtiyacınız olduğunu araştırın. Küçük başlayın, sonuçları ölçün, sonra genişletin.