Satış ekibiniz her hafta onlarca görüşme yapıyor, ancak bu görüşmelerden çıkan aksiyonlar Excel tablolarında mı kayboluyor? Satış görüşmesi özetinden görev üreten AI ajanı iş akışı, tam da bu sorunu çözmek için tasarlanmış bir otomasyon senaryosu. Görüşme biter bitmez transkript otomatik olarak işleniyor, önemli noktalar çıkarılıyor ve ilgili kişilere görevler atanıyor—manuel müdahale olmadan.
Bu rehberde, sıfırdan böyle bir sistem kurmak için gereken araçları, entegrasyon mantığını ve pratik ipuçlarını bulacaksınız.
Başlamadan Önce
Bu tür bir otomasyon kurmak için belirli araçlara ve ön koşullara ihtiyacınız var. Eksik bir parça bile sistemin çalışmasını engelleyebilir.
Gerekenler
- AI destekli toplantı asistanı (Fireflies.ai, Otter.ai, Gong veya benzeri)
- Otomasyon platformu (n8n, Make veya Zapier)
- CRM veya proje yönetim aracı (HubSpot, Salesforce, Asana, Notion vb.)
- OpenAI API anahtarı veya alternatif LLM erişimi
Ön Koşullar
- Toplantı asistanınızın webhook veya API desteği olmalı
- CRM’inizde görev oluşturma API’si aktif olmalı
- Temel JSON ve API kavramlarına aşinalık
- Otomasyon platformunda aktif hesap
Tahmini Kurulum Süresi: 2-4 saat (deneyime göre değişir)
Maliyet: Ücretsiz katmanlarla başlanabilir; ölçeklendirmede aylık 50-200$ arası
İş Akışının Temel Mantığı
Satış görüşmelerinden otomatik görev üretimi aslında dört aşamalı bir süreç. Her aşama bir sonrakine veri aktarıyor ve zincirin herhangi bir halkası koptuğunda sistem duraksıyor.
Veri Akış Şeması
| Aşama | Girdi | Çıktı | Kullanılan Araç |
|---|---|---|---|
| 1. Transkripsiyon | Ses/Video kaydı | Ham metin | Fireflies, Otter, Gong |
| 2. Özetleme | Ham transkript | Yapılandırılmış özet | GPT-4, Claude, Gemini |
| 3. Görev Çıkarımı | Özet + Bağlam | Görev listesi (JSON) | LLM + Prompt mühendisliği |
| 4. Dağıtım | Görev listesi | CRM/PM kayıtları | API entegrasyonu |
Kilit Çıkarım: Sistemin kalitesi, 3. aşamadaki prompt tasarımına bağlı. Kötü yazılmış bir prompt, “Müşteriyle görüşülecek” gibi belirsiz görevler üretir; iyi tasarlanmış bir prompt ise “Ahmet Bey’e fiyat teklifi gönderilecek – Son tarih: 15 Ocak” gibi aksiyona dönüştürülebilir çıktılar verir.
Adım Adım Kurulum Rehberi
Aşama 1: Toplantı Asistanını Yapılandır
- Fireflies.ai veya tercih ettiğin toplantı asistanında hesap oluştur.
- Takvim entegrasyonunu aktif et (Google Calendar veya Outlook).
- Ayarlar > Integrations bölümünden webhook URL’i al.
- “Meeting ended” tetikleyicisini aktif et—bu, görüşme bittiğinde otomasyon platformuna sinyal gönderecek.
Pro İpucu: Fireflies’ın “Custom Vocabulary” özelliğine sektörel terimleri ve müşteri isimlerini ekle. Transkripsiyon doğruluğu %15-20 artıyor.
Aşama 2: Otomasyon Platformunu Kur
- n8n veya Make’te yeni bir workflow oluştur.
- Webhook node’u ekle ve URL’i toplantı asistanına tanımla.
- Gelen veriyi parse etmek için JSON node’u ekle.
- Transkript metnini bir değişkene ata.
Aşama 3: LLM Entegrasyonunu Yap
- OpenAI veya tercih ettiğin LLM sağlayıcısının API node’unu ekle.
- Aşağıdaki prompt şablonunu kullan (kendi ihtiyaçlarına göre düzenle):
Örnek Prompt Şablonu:
“Aşağıdaki satış görüşmesi transkriptini analiz et. Şu bilgileri JSON formatında çıkar: 1) Müşteri adı, 2) Görüşülen konular (liste), 3) Tespit edilen itirazlar, 4) Söz verilen aksiyonlar (görev olarak, sorumlu kişi ve tahmini tarih ile), 5) Bir sonraki adım önerisi. Transkript: {{transcript}}”
- Response format olarak JSON seç—bu, sonraki aşamada veriyi işlemeyi kolaylaştırır.
- Temperature değerini 0.3-0.5 arasında tut; yaratıcılık değil, tutarlılık istiyorsun.
Aşama 4: CRM/Görev Yönetimi Entegrasyonu
- LLM çıktısındaki görev dizisini döngüye al (Loop node).
- Her görev için CRM’de yeni kayıt oluştur (HubSpot Task, Salesforce Activity vb.).
- Sorumlu kişiyi e-posta adresine göre eşleştir.
- Slack veya Teams bildirimi ekle (opsiyonel ama önerilen).
Pro İpucu: Görevleri doğrudan CRM’e atmak yerine önce bir “onay” aşaması ekle. Notion veya Airtable’da bir “bekleyen görevler” tablosu oluştur; satış temsilcisi onayladıktan sonra CRM’e aktarılsın. Bu, yanlış pozitif görevlerin sisteme girmesini önler.
Popüler Araç Kombinasyonları
Piyasada düzinelerce araç var, ancak pratikte en sık kullanılan kombinasyonlar belirli. İşte farklı bütçe ve ihtiyaçlara göre öneriler:
| Senaryo | Toplantı Asistanı | Otomasyon | CRM/PM | Aylık Maliyet |
|---|---|---|---|---|
| Startup / Düşük Bütçe | Otter.ai (Free) | n8n (Self-hosted) | Notion | ~20$ |
| Orta Ölçek | Fireflies.ai (Pro) | Make | HubSpot | ~100$ |
| Enterprise | Gong | Zapier Teams | Salesforce | 500$+ |
Kilit Çıkarım: n8n’in self-hosted versiyonu teknik ekipler için maliyet açısından ezber bozan bir seçenek. Ancak bakım ve güncelleme sorumluluğu size ait.
Sık Yapılan Hatalar
- Prompt’u test etmeden canlıya almak: En az 10-15 farklı görüşme transkriptiyle test et.
- Hata yönetimini ihmal etmek: API timeout veya boş response durumlarını handle et.
- Tek bir LLM’e bağımlı kalmak: OpenAI kesintilerinde yedek olarak Claude veya Gemini ekle.
- Gizlilik politikasını göz ardı etmek: Müşteri verileri LLM’e gönderilmeden önce KVKK/GDPR uyumluluğunu kontrol et.
Mini Senaryo: Şu Durumda Ne Yaparsın?
Durum: Sistem çalışıyor, ancak LLM bazen “Görev bulunamadı” döndürüyor—oysa görüşmede açıkça aksiyon maddeleri var.
Çözüm: Prompt’a örnek çıktı (few-shot learning) ekle. LLM’e “İşte örnek bir transkript ve beklenen çıktı” göstermek, doğruluk oranını ciddi şekilde artırır. Ayrıca transkriptin minimum uzunluğunu kontrol et; 500 kelimeden kısa görüşmelerde bağlam yetersiz kalabiliyor.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu sistem Türkçe görüşmelerde çalışır mı? Evet, ancak transkripsiyon aracının Türkçe desteğine dikkat edin. Fireflies ve Otter Türkçe’yi destekliyor; GPT-4 ve Claude da Türkçe metinleri başarıyla işliyor.
Görüşme kayıtları nerede saklanıyor? Toplantı asistanının sunucularında. Enterprise planlarda genellikle kendi sunucunuza yönlendirme (on-premise) seçeneği var. KVKK hassasiyeti yüksekse bu seçeneği değerlendirin.
Yanlış üretilen görevleri nasıl düzeltirim? Onay mekanizması ekleyin. Görevler önce bir “taslak” durumunda oluşsun, satış temsilcisi onayladıktan sonra CRM’e aktarılsın.
Mevcut CRM’imle entegre olur mu? Çoğu modern CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho) API desteği sunuyor. n8n ve Make’te hazır entegrasyonlar mevcut.
Sonuç
Satış görüşmelerinden otomatik görev üretimi, doğru kurulduğunda satış ekibinin verimliliğini gözle görülür şekilde artırıyor. Manuel not alma ve görev atama süreci ortadan kalkıyor; temsilciler asıl işlerine—satışa—odaklanabiliyor.
Hemen başlamak için:
- Ücretsiz Fireflies veya Otter hesabı aç
- n8n’in cloud versiyonunda (ücretsiz 5 workflow) basit bir akış kur
- OpenAI API’den 5$ krediyle test et
- İlk 10 görüşmede sistemi gözlemle, prompt’u iyileştir
Karmaşık görünen bu sistem, parçalara bölündüğünde aslında birkaç saatlik bir kurulumla hayata geçiyor. Önemli olan, küçük başlayıp iteratif olarak geliştirmek.