Satın alma süreçlerinde en çok zaman harcanan aşamalardan biri, tedarikçilere gönderilecek teklif isteme RFQ taslağını hazırlayan AI ajanı iş akışı kurgulamaktır. Manuel yürütülen bu süreç; tekrarlayan e-postalar, eksik bilgiler ve geciken yanıtlarla dolu bir kaosa dönüşebilir. Oysa doğru yapılandırılmış bir yapay zeka ajanı, bu süreci saatlerden dakikalara indirebilir.
Kısa Tanım: RFQ (Request for Quotation) AI ajanı, tedarikçilerden fiyat teklifi talep eden belgeleri otomatik olarak hazırlayan, gerekli verileri derleyen ve standart formatlara dönüştüren otonom bir yazılım bileşenidir.
RFQ Sürecinde AI Ajanı Neden Gerekli?
Geleneksel teklif isteme süreci, satın alma ekiplerinin %60’ından fazlasının haftada en az 5-10 saatini alıyor. McKinsey’in güncel raporlarına göre, yapay zeka destekli otomasyon bu süreçleri %25-40 oranında daha verimli hale getirebiliyor.
Pratikte en sık karşılaşılan sorunlar şunlar:
- Her tedarikçi için ayrı ayrı belge hazırlama zorunluluğu
- Teknik spesifikasyonların tutarsız aktarılması
- Geçmiş fiyatlandırma verilerinin karşılaştırılamaması
- Takip e-postalarının unutulması veya gecikmesi
Kilit Çıkarım: AI ajanı bu darboğazları ortadan kaldırarak satın alma ekibinin stratejik kararlara odaklanmasını sağlar.
Başlamadan Önce
Bir RFQ AI ajanı iş akışı kurmadan önce altyapınızı hazırlamanız gerekiyor.
Gerekenler
- Otomasyon platformu (n8n, Make, Zapier veya özel geliştirme ortamı)
- LLM API erişimi (OpenAI, Claude veya yerel model)
- Tedarikçi veritabanı veya CRM entegrasyonu
- E-posta servisi API’si (SMTP veya SendGrid/Mailgun)
- Doküman şablonları (Word/PDF formatında)
Ön Koşullar
- Mevcut RFQ sürecinizin dokümante edilmiş olması
- Standart teklif isteme şablonunuzun hazır olması
- Tedarikçi iletişim bilgilerinin güncel ve erişilebilir durumda olması
- Onay mekanizmasının (approval workflow) tanımlanmış olması
AI Ajanı İş Akışının Temel Bileşenleri
Etkili bir RFQ otomasyon ajanı, birbiriyle entegre çalışan dört ana modülden oluşur:
| Modül | Görevi | Kullanılan Teknoloji |
|---|---|---|
| Veri Toplama | İhtiyaç listesi, spesifikasyon ve miktarları derler | Form entegrasyonu, ERP bağlantısı |
| Taslak Oluşturma | LLM ile profesyonel RFQ metni üretir | GPT-4, Claude, Gemini |
| Tedarikçi Eşleştirme | Ürün kategorisine göre uygun tedarikçileri seçer | Veritabanı sorgusu, skorlama algoritması |
| Dağıtım & Takip | E-posta gönderimi ve yanıt takibi yapar | E-posta API, webhook dinleyici |
Maliyet: Temel bir kurulum için aylık 50-200 USD arası API maliyeti öngörülebilir. Kurumsal çözümler ise kullanıcı başına 100-500 USD aralığında fiyatlandırılıyor.
Adım Adım Kurulum Rehberi
- Tetikleyiciyi Tanımla: İş akışını başlatacak olayı belirle. Bu bir form gönderimi, ERP’den gelen talep veya manuel tetikleme olabilir. Otomasyon platformunda “trigger” olarak yapılandır.
- Veri Çekme Modülünü Kur: Talep edilen ürün/hizmet bilgilerini, miktarları ve teknik spesifikasyonları çekecek bağlantıyı oluştur. JSON formatında standart bir veri yapısı kullan.
- Prompt Şablonunu Hazırla: LLM’e gönderilecek sistem promptunu oluştur. Şirket bilgileri, standart RFQ formatı ve ton/üslup direktiflerini içermeli. Dinamik değişkenler için placeholder’lar ekle.
- LLM Entegrasyonunu Yap: Seçtiğin dil modeli API’sini bağla. Temperature değerini 0.3-0.5 arasında tut; RFQ belgeleri yaratıcılıktan çok tutarlılık gerektirir.
- Tedarikçi Seçim Mantığını Ekle: Ürün kategorisine göre ilgili tedarikçileri filtreleyecek bir sorgu veya fonksiyon yaz. Geçmiş performans skorlarını da değerlendirmeye dahil edebilirsin.
- Onay Adımını Entegre Et: Taslak oluşturulduktan sonra satın alma yetkilisine onay bildirimi gönder. Slack, Teams veya e-posta üzerinden onay/red mekanizması kur.
- Dağıtım ve Loglama: Onaylanan RFQ’yu seçilen tedarikçilere otomatik gönder. Her gönderimi veritabanına kaydet ve yanıt takibi için webhook dinleyici ekle.
Pro İpucu: İlk kurulumda tüm e-postaları gerçek tedarikçilere göndermek yerine test e-posta adresine yönlendir. Sistemin doğru çalıştığından emin olduktan sonra canlıya al.
Süre: Temel bir iş akışı 2-4 günde kurulabilir. Karmaşık ERP entegrasyonları için 2-3 hafta öngörülmeli.
Örnek Senaryo: Şu Durumda Ne Yaparsın?
Diyelim ki üretim hattında kullanılan bir hammadde için acil teklif almanız gerekiyor. Geleneksel yöntemle en az 3-4 saat harcarsınız: tedarikçi listesini çıkarmak, her birine ayrı e-posta yazmak, spesifikasyonları eklemek…
AI ajanı iş akışıyla bu süreç şöyle işler:
- Talep formuna ürün adı, miktar ve teslim tarihini girersin
- Sistem otomatik olarak 3-5 uygun tedarikçiyi seçer
- Her tedarikçiye özelleştirilmiş RFQ taslağı hazırlar
- Onayından sonra e-postalar gönderilir
- Yanıtlar geldiğinde karşılaştırmalı tablo oluşturulur
Risk Seviyesi: Düşük. Onay mekanizması sayesinde hatalı gönderim riski minimize edilir.
Yaygın Hatalar ve Kaçınılması Gerekenler
- Aşırı otomasyon: Her şeyi otomatikleştirmeye çalışmak yerine kritik kararları insan onayına bırakın
- Tek şablon kullanımı: Farklı ürün kategorileri için farklı RFQ şablonları oluşturun
- Tedarikçi verilerini güncellememe: Eski iletişim bilgileri tüm otomasyonu çökertir
- Yanıt takibini ihmal etme: Gönderim kadar takip de otomatize edilmeli
Sıkça Sorulan Sorular
AI ajanı mevcut ERP sistemimle entegre olabilir mi?
Evet, çoğu modern ERP sistemi (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) API desteği sunuyor. Otomasyon platformları üzerinden webhook veya doğrudan API bağlantısı kurulabilir.
Türkçe RFQ belgeleri için hangi LLM daha başarılı?
Testlerde GPT-4 ve Claude 3.5 Sonnet, Türkçe iş yazışmalarında en tutarlı sonuçları veriyor. Yerel modeller henüz bu seviyede değil.
Gizli bilgiler LLM’e gönderildiğinde güvenlik riski var mı?
Ticari API’ler genellikle verileri eğitim için kullanmıyor, ancak hassas bilgiler için şirket içi (on-premise) model kurulumu veya Azure/AWS üzerindeki özel deployment’lar tercih edilebilir.
Küçük işletmeler için uygun mu?
Ayda 10’dan fazla RFQ gönderen her işletme için faydalı. Daha az hacimde manuel süreç yeterli kalabilir.
Sonuç
Teklif isteme süreçlerini yapay zeka ajanlarıyla otomatize etmek, satın alma ekiplerinin verimliliğini ciddi ölçüde artırıyor. Doğru kurgulanmış bir iş akışı; veri toplama, taslak oluşturma, tedarikçi eşleştirme ve dağıtım adımlarını dakikalar içinde tamamlayabiliyor.
Başlamak için karmaşık sistemlere ihtiyacınız yok. Mevcut otomasyon araçları ve LLM API’leri ile birkaç gün içinde çalışan bir prototip kurabilirsiniz. Önemli olan, onay mekanizmasını atlamamak ve sistemi kademeli olarak genişletmektir.
Kilit Çıkarım: RFQ AI ajanı, tekrarlayan işleri devralarak satın alma profesyonellerinin stratejik müzakerelere ve tedarikçi ilişkilerine odaklanmasını sağlar. Küçük bir yatırımla büyük zaman tasarrufu elde etmek mümkün.