Bir belge üzerinde birden fazla kişiyle çalışıyorsan, Word’de değişiklikleri kabul etme ve reddetme işlemi muhtemelen günlük rutininin bir parçası haline gelmiştir. Editörün önerdiği düzeltmeler, iş arkadaşının eklediği paragraflar ya da müşterinin istediği revizyonlar… Hepsi “Değişiklikleri İzle” özelliğiyle belgeye işlenir. Peki bu değişiklikleri tek tek ya da toplu olarak nasıl onaylarsın veya geri çevirirsin?
Bu rehberde Word’deki değişiklik yönetimini adım adım öğreneceksin. Tek bir düzeltmeyi kabul etmekten tüm revizyonları toplu reddetmeye, hatta belirli kullanıcıların değişikliklerini filtrelemeye kadar her şeyi ele alacağız.
Başlamadan Önce: Gerekenler
Word’de değişiklikleri kabul etme veya reddetme işlemine geçmeden önce birkaç ön koşulu kontrol etmen gerekiyor.
Araçlar ve İhtiyaçlar
- Microsoft Word (2016, 2019, 2021 veya Microsoft 365 sürümlerinden biri)
- Üzerinde “Değişiklikleri İzle” özelliği açık şekilde düzenleme yapılmış bir belge
- Belgeyi düzenleme yetkisi (salt okunur modda değişiklik kabul edilemez)
Ön Koşullar
- Belgede en az bir izlenen değişiklik bulunmalı
- Belge korumalıysa, korumayı kaldırman veya şifreyi bilmen gerekir
- Değişikliklerin görünür olduğundan emin ol; “Tüm İşaretleme” görünümü aktif olmalı
Kilit Çıkarım: Değişiklikleri göremiyorsan, “Gözden Geçir” sekmesindeki “İşaretleme” açılır menüsünden “Tüm İşaretleme” seçeneğini işaretle.
Word’de Değişiklikleri Kabul Etme Adımları
Değişiklikleri kabul etmek, önerilen düzenlemeyi kalıcı hale getirir. Kabul edilen metin artık normal belge içeriği olarak görünür ve kırmızı veya renkli işaretler kaybolur.
Tek Bir Değişikliği Kabul Etme
1) Belgede kabul etmek istediğin değişikliğe tıkla. Değişiklik vurgulanacaktır.
2) Üst menüden “Gözden Geçir” sekmesine git.
3) “Değişiklikler” grubunda “Kabul Et” düğmesine tıkla.
4) Açılır menüden “Kabul Et ve Sonrakine Geç” seçeneğini seç. Bu sayede değişiklik onaylanır ve imleç otomatik olarak bir sonraki değişikliğe atlar.
Pro İpucu: Sadece o değişikliği kabul edip sonrakine geçmek istemiyorsan, “Bu Değişikliği Kabul Et” seçeneğini kullanabilirsin. İmleç yerinde kalır.
Tüm Değişiklikleri Toplu Kabul Etme
Belgedeki tüm düzenlemeleri tek seferde onaylamak istiyorsan:
1) “Gözden Geçir” sekmesine git.
2) “Kabul Et” düğmesinin yanındaki küçük oka tıkla.
3) “Tüm Değişiklikleri Kabul Et” seçeneğini seç.
4) Eğer izleme özelliğini de kapatmak istiyorsan, “Tüm Değişiklikleri Kabul Et ve İzlemeyi Durdur” seçeneğini tercih edebilirsin.
Şu durumda ne yaparsın? Diyelim ki 50 sayfalık bir rapor aldın ve editör yüzlerce küçük yazım düzeltmesi yapmış. Her birini tek tek kontrol etmek saatler alır. Editöre güveniyorsan, toplu kabul işlemi hayat kurtarır. Ancak kritik bir sözleşme belgesi üzerinde çalışıyorsan, her değişikliği tek tek incelemen daha güvenli olacaktır.
Word’de Değişiklikleri Reddetme Yöntemleri
Bazen önerilen bir düzenleme işine yaramaz veya orijinal metni korumak istersin. Bu durumda değişikliği reddetmek, belgeyi düzenleme öncesi haline döndürür.
Tek Bir Değişikliği Reddetme
1) Reddetmek istediğin değişikliğe tıkla.
2) “Gözden Geçir” sekmesinde “Reddet” düğmesine bas.
3) “Reddet ve Sonrakine Geç” seçeneğiyle hem değişikliği geri çevir hem de bir sonrakine atla.
Reddedilen değişiklik tamamen silinir ve orijinal metin geri gelir. Eklenen bir cümleyi reddettiysen, o cümle kaybolur. Silinen bir bölümü reddettiysen, silinen metin geri döner.
Tüm Değişiklikleri Toplu Reddetme
1) “Gözden Geçir” sekmesine git.
2) “Reddet” düğmesinin yanındaki oka tıkla.
3) “Tüm Değişiklikleri Reddet” seçeneğini seç.
Dikkat: Toplu reddetme işlemi geri alınamaz (Ctrl+Z ile geri alabilirsin ama belgeyi kaydedip kapattıysan iş işten geçer). Bu yüzden toplu reddetmeden önce belgenin bir yedeğini almayı düşün.
Değişiklikleri Filtreleme ve Seçici Onaylama
Pratikte en sık karşılaşılan senaryolardan biri şu: Belgede birden fazla kişi çalışmış ve sen sadece belirli bir kişinin değişikliklerini kabul etmek ya da sadece biçimlendirme değişikliklerini reddetmek istiyorsun.
Kullanıcıya Göre Filtreleme
1) “Gözden Geçir” sekmesinde “İşaretlemeyi Göster” düğmesine tıkla.
2) “Belirli Kişiler” alt menüsüne git.
3) Sadece görmek istediğin kullanıcının adını işaretle, diğerlerinin işaretini kaldır.
Artık belgede yalnızca seçtiğin kişinin değişiklikleri görünür. Bu filtreleme aktifken “Tüm Değişiklikleri Kabul Et” dersen, sadece o kişinin değişiklikleri onaylanır.
Değişiklik Türüne Göre Filtreleme
“İşaretlemeyi Göster” menüsünden şu seçenekleri açıp kapatabilirsin:
- Eklemeler ve Silmeler: Metin ekleme ve çıkarma işlemleri
- Biçimlendirme: Yazı tipi, boyut, renk gibi stil değişiklikleri
- Açıklamalar: Yorum balonları
- Mürekkep: Dijital kalemle yapılan işaretler
Örneğin, sadece biçimlendirme değişikliklerini gösterip hepsini toplu kabul edebilir, ardından metin değişikliklerini tek tek inceleyebilirsin.
Gözden Geçirme Bölmesini Kullanma
Uzun belgelerde değişiklikler arasında kaybolmak kolaydır. “Gözden Geçirme Bölmesi” tüm değişiklikleri liste halinde gösterir ve navigasyonu kolaylaştırır.
1) “Gözden Geçir” sekmesinde “Gözden Geçirme Bölmesi” düğmesine tıkla.
2) Dikey veya yatay görünüm seçeneklerinden birini tercih et.
3) Sol tarafta (veya altta) açılan panelde tüm değişiklikler sıralanır.
Bu panelde bir değişikliğe tıkladığında, imleç belgede o noktaya atlar. Ayrıca panelin üst kısmında toplam değişiklik sayısını görebilirsin; bu sayede ne kadar iş kaldığını takip etmen kolaylaşır.
Pro İpucu: Gözden geçirme bölmesi açıkken klavye kısayollarını kullanmak işini hızlandırır. Sonraki değişikliğe gitmek için doğrudan “Sonraki” düğmesine basmak yerine, değişikliği panelden seçip sağ tıklayarak kabul veya reddet seçeneklerine ulaşabilirsin.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Word’de değişiklikleri kabul etme sürecinde bazı yaygın sorunlarla karşılaşabilirsin. İşte en sık görülenler:
- Değişiklikler görünmüyor: “İşaretleme” görünümü “İşaretleme Yok” modundaysa değişiklikler gizlenir. “Tüm İşaretleme” seçeneğine geçiş yap.
- Kabul/Reddet düğmeleri pasif: Belge korumalı olabilir veya salt okunur modda açılmış olabilir. Dosya özelliklerini kontrol et.
- Toplu kabul sonrası hâlâ işaretler var: Açıklamalar (yorumlar) ayrı tutulur. Yorumları silmek için “Sil” düğmesini kullanman gerekir.
- Yanlışlıkla toplu kabul/reddet yaptım: Hemen Ctrl+Z tuş kombinasyonuyla geri al. Belgeyi kaydetmediysen sorun yok.
Frequently Asked Questions
Word’de değişiklikleri kabul ettikten sonra geri alabilir miyim?
Evet, belgeyi kaydetmeden önce Ctrl+Z kısayoluyla geri alabilirsin. Ancak belgeyi kaydedip kapattıysan, değişiklikler kalıcı hale gelir ve geri alma seçeneğin kalmaz. Bu yüzden önemli belgelerde toplu işlem yapmadan önce yedek almak iyi bir alışkanlıktır.
Sadece belirli bir kişinin değişikliklerini nasıl kabul ederim?
“Gözden Geçir” sekmesinde “İşaretlemeyi Göster” > “Belirli Kişiler” yolunu izle ve sadece istediğin kişiyi seç. Ardından “Tüm Görünen Değişiklikleri Kabul Et” seçeneğini kullanabilirsin.
Değişiklikleri kabul etmeden belgeyi temiz gösterebilir miyim?
Evet, “İşaretleme” açılır menüsünden “İşaretleme Yok” seçeneğini seçersen, değişiklikler kabul edilmiş gibi görünür ama aslında hâlâ belgede kayıtlıdır. Bu özellik, belgenin son halini önizlemek için kullanışlıdır.
Word Online’da da değişiklikleri kabul edebilir miyim?
Evet, Word Online’da da “Gözden Geçir” sekmesi üzerinden değişiklikleri kabul etme ve reddetme işlemlerini yapabilirsin. Ancak bazı gelişmiş filtreleme seçenekleri masaüstü sürümüne kıyasla sınırlı olabilir.
Açıklamalar ve değişiklikler aynı şey mi?
Hayır. Açıklamalar (yorumlar) belgeye eklenen notlardır ve metni değiştirmez. Değişiklikler ise metinde yapılan düzenlemelerdir. İkisi ayrı ayrı yönetilir; yorumları silmek için “Sil” düğmesini, değişiklikleri onaylamak için “Kabul Et” düğmesini kullanırsın.
Sonuç
Word’de değişiklikleri kabul etme ve reddetme işlemi, işbirlikçi belge düzenlemenin temel taşlarından biri. Tek tek onaylama, toplu kabul, kullanıcıya göre filtreleme ve gözden geçirme bölmesi gibi araçları kullanarak bu süreci çok daha verimli hale getirebilirsin. Özellikle uzun belgelerde filtreleme ve toplu işlem özellikleri ciddi zaman kazandırır.
Bir sonraki ortak çalışma projesinde bu adımları uygulayarak değişiklik yönetimini kolaylaştırabilirsin. Kritik belgelerde her zaman yedek almayı ve önemli değişiklikleri tek tek incelemeyi unutma.