Toplu davetiye mi göndereceksiniz, yoksa şirket içi posta etiketleri mi hazırlamanız gerekiyor? Word’de etiket ve zarf hazırlama işlemi, doğru adımları bildiğinizde birkaç dakikada tamamlanabilecek kadar basit. Üstelik Word’ün yerleşik şablonları sayesinde ölçü hesaplamalarıyla uğraşmanıza da gerek kalmıyor. Bu rehberde hem tek etiket/zarf basımını hem de toplu posta birleştirme yöntemini adım adım ele alacağız.
Kilit Çıkarım: Word’ün “Postalar” sekmesi, etiket ve zarf işlemlerinin merkezi. Buradan hem manuel giriş yapabilir hem de Excel listesiyle toplu basım gerçekleştirebilirsiniz.
Başlamadan Önce
Etiket veya zarf hazırlamaya geçmeden önce birkaç hazırlık yapmanız işinizi kolaylaştırır. Eksik malzeme ya da yanlış ayar, baskı israfına yol açabilir.
Gerekenler
- Microsoft Word 2016, 2019, 2021 veya Microsoft 365
- Yazıcınızla uyumlu etiket kağıdı (Avery, Herma, Unistat vb.)
- Zarf basımı için standart zarf (DL, C5, C4 boyutları)
- Toplu basım yapacaksanız: Adres listesi içeren Excel dosyası
Ön Koşullar
- Yazıcınızın düzgün çalıştığından emin olun (test sayfası yazdırın)
- Etiket paketinizin üzerindeki ürün kodunu not edin (örn: Avery L7163)
- Excel listenizde sütun başlıkları olmalı: Ad, Soyad, Adres, Şehir, Posta Kodu
Pro İpucu: İlk denemede pahalı etiket kağıdı kullanma. Önce normal A4 kağıda bas, etiket yaprağının üzerine tutarak hizalamayı kontrol et.
Tek Etiket Nasıl Hazırlanır?
Sadece birkaç etiket basacaksanız toplu posta birleştirmeye gerek yok. Word’ün hızlı etiket özelliği bu iş için biçilmiş kaftan.
- Postalar sekmesine tıklayın.
- Etiketler butonuna basın. “Zarflar ve Etiketler” penceresi açılacak.
- Adres kutusuna yazdırmak istediğiniz metni girin.
- Sağ alt köşedeki Seçenekler butonuna tıklayın.
- Etiket satıcıları listesinden markanızı seçin (Avery, Herma vb.).
- Ürün numarası listesinden etiket kodunuzu bulun ve seçin.
- Tamam ile onaylayın.
- Tek etiket için Tek etiket seçeneğini işaretleyin, satır ve sütun numarasını belirtin.
- Yazdır butonuna basın.
Süre: Yaklaşık 2-3 dakika Risk Seviyesi: Düşük – Yanlış hizalama olursa sadece bir yaprak etiket israf olur.
Tam Sayfa Aynı Etiket Basımı
Aynı adresi veya bilgiyi tüm sayfaya basmak istiyorsanız işlem daha da kısa.
- Postalar > Etiketler yolunu izleyin.
- Adres bilgisini girin.
- Tam sayfa aynı etiket seçeneğini işaretleyin.
- Yeni Belge butonuna tıklayın – Word tüm etiketleri içeren yeni bir belge oluşturur.
- Önizlemeyi kontrol edin, ardından Ctrl + P ile yazdırın.
Mini Senaryo: Şirket logolu iade adresi etiketleri mi hazırlıyorsun? Adres kutusuna imlecinizi koyun, Ekle > Resimler yoluyla logoyu ekleyin. Boyutunu küçültmeyi unutmayın; aksi halde etiket sınırlarını taşar.
Zarf Hazırlama Adımları
Word’de zarf basımı, etiket kadar yaygın kullanılmasa da resmi yazışmalarda hâlâ tercih ediliyor. Özellikle kurumsal iletişimde profesyonel bir izlenim bırakır.
- Postalar sekmesinden Zarflar butonuna tıklayın.
- Teslim adresi kutusuna alıcı adresini yazın.
- İade adresi kutusuna gönderen bilgilerini girin (veya boş bırakın).
- Seçenekler butonuyla zarf boyutunu ayarlayın (DL: 110x220mm en yaygın).
- Yazdırma Seçenekleri sekmesinde zarfın yazıcıya nasıl yerleştirileceğini görün.
- Yazdır ile doğrudan basın veya Belgeye Ekle ile düzenleme yapın.
Pro İpucu: Yazıcının zarf beslemesini test etmeden toplu basım yapma. Bazı yazıcılar zarfı arka tepsiden, bazıları ön tepsiden alır. Yanlış yönde yerleştirme, buruşuk veya ters basıma neden olur.
Toplu Etiket Basımı: Adres Mektup Birleştirme
Yüzlerce farklı adrese etiket basmanız gerekiyorsa tek tek girmek saatlerinizi alır. İşte burada Word’ün “Adres Mektup Birleştirme” özelliği devreye giriyor.
Excel Listenizi Hazırlayın
| Ad | Soyad | Adres | Şehir | Posta Kodu |
|---|---|---|---|---|
| Ahmet | Yılmaz | Atatürk Cad. No:15 | İstanbul | 34000 |
| Ayşe | Demir | Cumhuriyet Mah. Sk:8 | Ankara | 06000 |
İlk satır mutlaka başlık satırı olmalı. Word bu başlıkları alan adı olarak kullanacak.
Birleştirme Adımları
- Postalar > Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat > Etiketler yolunu izleyin.
- Etiket seçeneklerinden marka ve ürün kodunuzu seçin, Tamam deyin.
- Alıcıları Seç > Var Olan Listeyi Kullan seçeneğiyle Excel dosyanızı açın.
- Açılan pencerede doğru çalışma sayfasını seçin.
- İlk etikete imleci koyun, Birleştirme Alanı Ekle butonuyla alanları yerleştirin.
- Düzeni şu şekilde oluşturun: «Ad» «Soyad»«Adres»«Posta_Kodu» «Şehir»
- Etiketleri Güncelleştir butonuna tıklayın – tüm etiketlere aynı düzen uygulanır.
- Sonuçları Önizle ile gerçek verilerin nasıl göründüğünü kontrol edin.
- Sonlandır ve Birleştir > Belgeleri Yazdır ile basıma gönderin.
Maliyet: Sadece etiket kağıdı ve mürekkep masrafı. Yazılım ek ücret gerektirmiyor. Süre: İlk kurulum 10-15 dakika, sonraki kullanımlarda 2-3 dakika.
Yaygın Hatalar ve Çözümleri
Etiket ve zarf basımında en sık karşılaşılan sorunlar genellikle hizalama ve yazıcı ayarlarından kaynaklanır.
- Etiketler kayıyor: Yazıcı ayarlarında “Gerçek Boyut” veya “%100 Ölçek” seçili olmalı. “Sayfaya Sığdır” seçeneği ölçüleri bozar.
- Excel verileri görünmüyor: Dosyayı kapatıp Word’ü yeniden başlatın. Veri kaynağı bağlantısını tekrar kurun.
- Zarf buruşuyor: Zarfı yazıcıya yerleştirmeden önce katlanmış köşeleri düzeltin. Nem almış zarflar da sorun çıkarır.
- Türkçe karakterler bozuk: Excel dosyasını UTF-8 kodlamasıyla kaydedin.
Sıkça Sorulan Sorular
Word’de özel boyutlu etiket nasıl tanımlanır?
Etiket seçeneklerinde Yeni Etiket butonuna tıklayın. Kenar boşlukları, etiket genişliği, yüksekliği ve sayfa düzenini manuel girin. Ölçüleri etiket paketinin arkasından alabilirsiniz.
Mac’te etiket basımı farklı mı?
Temel mantık aynı. Mac için Word’de de Postalar sekmesi mevcut. Ancak bazı etiket markaları listede bulunmayabilir; bu durumda özel boyut tanımlamanız gerekir.
Etiketlere barkod eklenebilir mi?
Evet. Geliştirici sekmesini etkinleştirin, ardından Ekle > Denetimler > Eski Denetimler altından barkod alanı ekleyebilirsiniz. Alternatif olarak barkod fontları kullanılabilir.
Adres mektup birleştirme Google Sheets ile çalışır mı?
Doğrudan desteklenmiyor. Önce Google Sheets dosyanızı Excel formatında (.xlsx) indirin, ardından bu dosyayı veri kaynağı olarak kullanın.
Özetle
Word’de etiket ve zarf hazırlamak, “Postalar” sekmesindeki araçlarla oldukça pratik bir iş. Tek seferlik basımlar için Etiketler veya Zarflar butonları yeterli. Toplu gönderimler içinse Adres Mektup Birleştirme sihirbazı saatlerinizi kurtarır.
Unutmayın: İlk denemede normal kağıda basarak hizalamayı test edin, etiket kodunuzu doğru seçin ve yazıcı ölçekleme ayarını “%100” yapın. Bu üç adım, baskı hatalarının büyük çoğunluğunu önler.