Saatler süren toplantıların, yüzlerce sayfalık raporların özünü tek bir sayfaya sığdırmak zorunda kaldığınız o anı bilirsiniz. Yapay zekâ ile yönetici özeti (executive summary) hazırlama, bu süreci dakikalara indiren bir beceri haline geldi. Doğru prompt tekniklerini kullandığınızda, ChatGPT, Claude veya Gemini gibi araçlar size profesyonel düzeyde özetler sunabiliyor. Ancak “özetle şunu” demekle iş bitmiyor; yapay zekâdan gerçekten kullanılabilir bir çıktı almak için sistematik bir yaklaşım şart.
Kilit Çıkarım: Yapay zekâ, ham veriyi executive summary formatına dönüştürmede güçlü bir asistan. Ancak nihai düzenleme ve stratejik vurgular her zaman sizin sorumluluğunuzda kalmalı.
Başlamadan Önce
Yapay zekâ destekli özet hazırlamaya geçmeden önce bazı hazırlıklar yapmanız gerekiyor. Eksik girdiyle çalışan bir AI, eksik çıktı üretir.
Gerekenler
- ChatGPT Plus, Claude Pro veya Gemini Advanced hesabı (ücretsiz sürümler de çalışır ancak uzun metinlerde kısıtlı)
- Özetlenecek kaynak doküman (rapor, toplantı notları, proje dosyası)
- Hedef kitlenin net tanımı (yönetim kurulu mu, yatırımcı mı, departman müdürü mü?)
- İstenen özet uzunluğu (genellikle 250-500 kelime arası ideal)
Ön Koşullar
- Kaynak metnin dijital ve kopyalanabilir formatta olması
- Gizlilik politikalarının kontrolü (hassas veriler AI’a yüklenmeden önce anonimleştirilmeli)
- Temel prompt yazma bilgisi
Süre: İlk özet taslağı 5-10 dakika | Düzenleme ve son hal 15-20 dakika Maliyet: Ücretsiz sürümlerle başlanabilir; profesyonel kullanım için aylık 20-25 USD Risk Seviyesi: Düşük (gizli veri paylaşımına dikkat edildiği sürece)
Etkili Bir Yönetici Özeti Promptu Nasıl Yazılır?
Yapay zekâdan kaliteli bir executive summary almak için “özetle” demek yetmez. Prompt’unuzun yapısı, çıktının kalitesini doğrudan belirler. İşte adım adım süreç:
- Rolü tanımla: AI’a bir kimlik verin. “Sen deneyimli bir iş analisti olarak davran” gibi bir açılış, çıktının tonunu ve derinliğini şekillendirir.
- Bağlamı aktar: Kaynak dokümanın ne olduğunu, hangi sektöre ait olduğunu ve ne amaçla hazırlandığını belirtin. “Bu metin, bir teknoloji şirketinin Q3 finansal raporudur” gibi.
- Hedef kitleyi belirt: “Bu özet, teknik bilgisi sınırlı yönetim kurulu üyeleri için hazırlanacak” demek, jargon seviyesini otomatik olarak ayarlar.
- Yapıyı tanımla: Executive summary’nin bölümlerini sıralayın: Amaç, Temel Bulgular, Öneriler, Sonraki Adımlar gibi başlıklar istediğinizi belirtin.
- Kısıtlamaları ekle: Kelime sayısı, kaçınılması gereken terimler veya mutlaka dahil edilmesi gereken metrikler varsa bunları yazın.
- Çıktı formatını belirle: Madde işaretli mi, paragraf halinde mi, tablo destekli mi istediğinizi netleştirin.
Pro İpucu: Tek seferde mükemmel sonuç bekleme. İlk çıktıyı aldıktan sonra “Finansal verileri daha ön plana çıkar” veya “Teknik terimleri sadeleştir” gibi takip promptlarıyla iterasyon yap.
Kullanıma Hazır Prompt Şablonu
Aşağıdaki şablonu kendi ihtiyaçlarınıza göre düzenleyerek kullanabilirsiniz:
| Bölüm | Örnek İçerik |
|---|---|
| Rol | “Kıdemli bir yönetim danışmanı olarak davran.” |
| Görev | “Aşağıdaki rapor için 400 kelimelik bir yönetici özeti hazırla.” |
| Hedef Kitle | “Okuyucu: Finans geçmişi olmayan CEO ve yönetim kurulu.” |
| Yapı | “Şu başlıkları kullan: Özet, Temel Bulgular (3 madde), Riskler, Önerilen Aksiyonlar.” |
| Ton | “Profesyonel ama anlaşılır; jargondan kaçın.” |
| Kısıtlama | “Spekülatif ifadeler kullanma, sadece verideki gerçeklere dayan.” |
Bu şablonu kullandığınızda, AI’ın ürettiği executive summary çok daha tutarlı ve kullanılabilir oluyor. Pratikte en sık görülen hata, bu bileşenlerden birini atlayıp sonra çıktıdan şikâyet etmek.
Hangi AI Aracı Ne İşe Yarar?
Farklı yapay zekâ araçları, yönetici özeti hazırlamada farklı güçlü yönlere sahip:
- ChatGPT (GPT-4o): Genel amaçlı kullanımda dengeli performans. Uzun dokümanları işleyebilme kapasitesi yüksek. Türkçe çıktı kalitesi tatmin edici.
- Claude (Sonnet/Opus): Nüanslı ve doğal dil üretiminde öne çıkıyor. Özellikle karmaşık raporlarda bağlamı koruma becerisi güçlü. 200K token context window ile çok uzun dokümanları tek seferde işleyebilir.
- Gemini Advanced: Google Workspace entegrasyonu sayesinde doğrudan Google Docs içinden çalışabilme avantajı. Veri analizi gerektiren özetlerde faydalı.
- Microsoft Copilot: Word ve PowerPoint entegrasyonu ile kurumsal ortamlarda pratik. Mevcut şablonlarınızla uyumlu çalışır.
Kilit Çıkarım: Tek bir araç her senaryoda en iyi değil. Kısa ve net özetler için ChatGPT, derinlemesine analiz gerektiren uzun raporlar için Claude, kurumsal entegrasyon için Copilot tercih edilebilir.
Şu Durumda Ne Yaparsın?
Senaryo: 80 sayfalık bir pazar araştırması raporunu yönetim kurulu toplantısına 2 saat kala özetlemen gerekiyor.
Önce raporun içindekiler sayfasını ve sonuç bölümünü AI’a ver; “Bu raporun ana tezini ve 5 kritik bulgusunu çıkar” de. Ardından tam metni yükleyip detaylı özet iste. Son olarak, çıktıyı kendi sektör bilginle harmanlayarak düzenle. Bu üç aşamalı yaklaşım, hem zaman kazandırır hem de kaliteyi artırır.
Yaygın Hatalar ve Kaçınılması Gerekenler
- Ham çıktıyı direkt kullanmak: AI’ın ürettiği metni mutlaka gözden geçirin. Sayısal veriler, isimler ve tarihler hatalı olabilir.
- Gizli verileri filtresiz paylaşmak: Müşteri isimleri, finansal detaylar veya stratejik planlar AI’a gönderilmeden önce anonimleştirilmeli.
- Tek prompt’la bitirmek: En iyi sonuçlar iterasyonla gelir. İlk çıktı üzerinde 2-3 tur düzeltme yapın.
- Hedef kitleyi belirsiz bırakmak: “Özetle” demek yerine “teknik bilgisi olmayan yatırımcılar için özetle” demek, çıktı kalitesini katlıyor.
Sıkça Sorulan Sorular
Yapay zekâ ile hazırlanan executive summary güvenilir mi?
Yapay zekâ, yapısal olarak tutarlı ve okunabilir özetler üretmekte başarılı. Ancak sayısal doğruluk ve stratejik yorumlama konusunda insan denetimi şart. AI’ı taslak üreten bir asistan olarak konumlandırın, son karar verici olarak değil.
Ücretsiz araçlarla profesyonel sonuç alınabilir mi?
Kısa ve orta uzunluktaki dokümanlar için evet. Ancak 50+ sayfalık raporlarda ücretsiz sürümlerin karakter limitleri sorun yaratabilir. Bu durumda raporu bölümlere ayırıp ayrı ayrı özetletmek bir çözüm.
Türkçe çıktı kalitesi İngilizce kadar iyi mi?
GPT-4 ve Claude 3 serisi modellerde Türkçe performansı oldukça gelişti. Yine de teknik terimlerin Türkçe karşılıklarını prompt’ta belirtmek, daha doğal sonuçlar veriyor.
Sonuç
Yapay zekâ destekli yönetici özeti hazırlama, doğru tekniklerle saatlerinizi kurtaran bir beceri. Başarının anahtarı: net rol tanımı, detaylı bağlam aktarımı ve iteratif düzeltme. AI’ın ürettiği taslağı ham malzeme olarak görün; nihai ürünü şekillendiren sizin sektör bilginiz ve stratejik bakış açınız olsun.
İlk denemelerinizde mükemmeliyetçilik yapmayın. Birkaç farklı prompt deneyin, sonuçları karşılaştırın ve kendi şablonunuzu oluşturun. Zamanla hangi ifadelerin hangi AI’dan daha iyi sonuç aldığını keşfedeceksiniz.