Yeni bir çalışan işe başladığında ilk haftalar kritik önem taşır. Kötü planlanmış bir onboarding süreci, motivasyon kaybından erken ayrılıklara kadar ciddi sonuçlar doğurabilir. İşte tam bu noktada yapay zekâ ile onboarding planı hazırlama devreye giriyor: ChatGPT, Claude veya Gemini gibi araçlarla saatler süren hazırlık işini dakikalara indirebilirsiniz.
Kilit Çıkarım: AI destekli onboarding planları, İK ekiplerinin zamandan tasarruf etmesini sağlarken kişiselleştirilmiş deneyimler sunmayı da mümkün kılıyor. Ancak doğru prompt yazmak ve çıktıyı şirket kültürüne uyarlamak hâlâ insan işi.
Başlamadan Önce
Gerekenler
- ChatGPT, Claude, Gemini veya Copilot gibi bir üretken yapay zekâ aracına erişim
- Pozisyonun iş tanımı ve temel sorumlulukları
- Şirketin organizasyon şeması (en azından ilgili departman)
- Mevcut onboarding materyalleri varsa (el kitabı, checklist vb.)
Ön Koşullar
- Onboarding süresini belirleyin: 1 hafta mı, 30 gün mü, 90 gün mü?
- Yeni çalışanın deneyim seviyesini netleştirin (junior/mid/senior)
- Hibrit, uzaktan veya ofis çalışma modelini göz önünde bulundurun
Süre: İlk taslak için 15-20 dakika | Risk Seviyesi: Düşük (çıktı her zaman insan kontrolünden geçmeli)
AI ile Onboarding Planı Oluşturma Adımları
- Bağlam bilgisini hazırla: Yapay zekâya vereceğin prompt’un kalitesi, alacağın çıktının kalitesini doğrudan belirler. Şirket adı, sektör, departman, pozisyon ve çalışma modeli gibi temel bilgileri bir metin dosyasında topla.
- Detaylı bir prompt yaz: “Bana bir onboarding planı yaz” demek yerine, aşağıdaki gibi kapsamlı bir istek hazırla:
“[Şirket Adı] için [Pozisyon] rolünde işe başlayacak [deneyim seviyesi] bir çalışana yönelik 30 günlük onboarding planı hazırla. Şirket [sektör] sektöründe faaliyet gösteriyor ve [hibrit/uzaktan/ofis] çalışma modeli uyguluyor. Plan haftalık bazda organize edilsin, her hafta için hedefler, aktiviteler ve başarı kriterleri içersin.”
- İlk çıktıyı incele ve rafine et: AI’ın ürettiği plan muhtemelen genel kalacaktır. “Bu plana şirketimizin [X] aracını kullanmayı öğrenme adımını ekle” veya “İlk hafta için daha fazla sosyal entegrasyon aktivitesi öner” gibi takip promptları ile çıktıyı zenginleştir.
- Kişiselleştirme katmanı ekle: Yapay zekâdan, yeni çalışanın geçmiş deneyimine göre planı uyarlamasını iste. Örneğin: “Bu kişi daha önce [rakip firma] deneyimine sahip, hangi adımları atlayabiliriz veya hızlandırabiliriz?”
- Checklist formatına dönüştür: Son adımda AI’dan planı uygulanabilir bir checklist’e çevirmesini iste. “Bu planı Notion/Trello/Asana için kopyalanabilir bir checklist formatında yeniden düzenle” komutu işini görecektir.
Pro İpucu: ChatGPT veya Claude’da “Custom Instructions” özelliğini kullanarak şirket bilgilerini kalıcı olarak tanımlayabilirsin. Böylece her seferinde aynı bağlamı tekrar yazmana gerek kalmaz.
Etkili Prompt Şablonları
Aşağıdaki şablonları doğrudan kopyalayıp kendi bilgilerinizle doldurabilirsiniz:
Temel Onboarding Planı
“[Departman] departmanında [Pozisyon] olarak başlayacak bir çalışan için [X] günlük onboarding planı oluştur. Her gün için: (1) Ana hedef, (2) Yapılacak aktiviteler, (3) Görüşülecek kişiler, (4) Tamamlanması gereken belgeler listele.”
Buddy/Mentor Eşleştirme Kriterleri
“Yeni işe başlayan [Pozisyon] için ideal bir onboarding buddy profili çıkar. Hangi özelliklere sahip olmalı? İlk hafta hangi konularda destek vermeli? Buddy için bir mini rehber hazırla.”
30-60-90 Gün Planı
“[Pozisyon] için 30-60-90 günlük performans ve adaptasyon planı hazırla. Her dönem için: öğrenme hedefleri, beklenen çıktılar, değerlendirme kriterleri ve potansiyel riskler belirt.”
AI Onboarding Araçlarının Karşılaştırması
| Araç | Güçlü Yönü | Zayıf Yönü | Maliyet |
|---|---|---|---|
| ChatGPT (GPT-4) | Esnek prompt desteği, geniş bilgi tabanı | Şirket verisine erişim yok | Ücretsiz / Plus: ~20$/ay |
| Claude | Uzun doküman analizi, detaylı çıktılar | Türkçe’de bazen tutarsız | Ücretsiz / Pro: ~20$/ay |
| Microsoft Copilot | Office entegrasyonu, kurumsal güvenlik | Prompt esnekliği sınırlı | Kurumsal lisans gerekli |
| Gemini | Google Workspace entegrasyonu | HR özelinde sınırlı | Ücretsiz / Advanced: ~20$/ay |
Kilit Çıkarım: Kurumsal veri güvenliği önceliğinizse Microsoft Copilot veya kurumsal ChatGPT Enterprise tercih edilmeli. Bireysel kullanım için standart ChatGPT veya Claude yeterli.
Yapay Zekâ Destekli Onboarding’in Sınırları
AI araçları onboarding planlamasında güçlü bir asistan olsa da bazı konularda insan müdahalesi şart:
- Şirket kültürü nüansları: Yazılı olmayan kurallar, takım dinamikleri ve “burada işler böyle yürür” bilgisi AI’ın bilemeyeceği şeyler.
- Kişisel ilişkiler: Mentor eşleştirmesi, takım tanışmaları ve sosyal entegrasyon insan sezgisi gerektirir.
- Gizli bilgiler: Hassas şirket verilerini AI araçlarına yüklemeden önce veri güvenliği politikalarınızı kontrol edin.
- Yasal uyumluluk: İş hukuku, KVKK ve sektörel regülasyonlar konusunda AI çıktılarını mutlaka hukuk danışmanınıza onaylatın.
Mini Senaryo: Şu Durumda Ne Yaparsın?
Durum: Pazartesi başlayacak yeni yazılım geliştiricisi için cuma günü onboarding planı istendi. Elinizde sadece iş tanımı var.
Çözüm: ChatGPT’ye şu prompt’u ver: “Acil: Yazılım geliştirici pozisyonu için 5 günlük hızlandırılmış onboarding planı hazırla. İlk gün teknik kurulumlar, ikinci gün kod tabanı tanıtımı, üçüncü gün takım tanışmaları odaklı olsun. Her gün için 3’er maddelik checklist formatında sun.”
Çıktıyı aldıktan sonra takım lideriyle 10 dakikalık bir görüşme yaparak teknik araçları ve öncelikleri doğrula. AI taslağı hazırlar, sen ince ayarı yaparsın.
Sıkça Sorulan Sorular
AI ile hazırlanan onboarding planı ne kadar güvenilir?
Yapay zekâ genel en iyi uygulamaları bilir ancak şirketinize özgü detayları bilemez. Çıktıyı mutlaka gözden geçirin ve şirket gerçeklerinize uyarlayın. Taslak olarak mükemmel, nihai ürün olarak riskli.
Hangi AI aracını kullanmalıyım?
Hızlı ve esnek çözüm için ChatGPT, uzun doküman analizi için Claude, Microsoft ekosistemindeyseniz Copilot mantıklı seçimler. Ücretsiz versiyonlar çoğu ihtiyacı karşılar.
AI onboarding planı KVKK’ya uygun mu?
AI aracına kişisel veri yüklemediğiniz sürece sorun yok. Yeni çalışanın adı, TC kimlik numarası gibi bilgileri prompt’lara dahil etmeyin. Genel şablonlar üzerinden çalışın.
Sonuç
Yapay zekâ ile onboarding planı hazırlamak, İK profesyonellerinin stratejik işlere daha fazla zaman ayırmasını sağlayan pratik bir yöntem. Doğru prompt teknikleriyle dakikalar içinde kapsamlı taslaklar oluşturabilir, ardından insan dokunuşuyla bu planları şirketinize özgü hale getirebilirsiniz.
Unutmayın: AI bir asistan, karar verici değil. En iyi sonuçlar, teknolojinin hızını insan sezgisiyle birleştirdiğinizde ortaya çıkar. İlk onboarding planınızı bugün AI ile hazırlayın, sonuçları görünce farkı anlayacaksınız.
