Yapay Zekâ ile Proje İletişim Planı Hazırlama

Proje ekibiniz dağınık, paydaşlar farklı şehirlerde ve herkes “ben o e-postayı almadım” diyor… Tanıdık geldi mi? İşte tam bu noktada yapay zekâ ile proje iletişim planı hazırlama devreye giriyor. ChatGPT, Claude veya Gemini gibi araçlar, saatler süren planlama sürecini dakikalara indirebilir—tabii doğru kullanırsanız.

Kilit Çıkarım: Yapay zekâ size taslak üretir, ama stratejik kararları yine siz verirsiniz. AI bir asistan, proje yöneticisinin yerini almaz.

Başlamadan Önce

Yapay zekâdan verimli çıktı almak için önce elinizde bazı bilgilerin hazır olması gerekiyor. Eksik girdiyle çalışan AI, size jenerik ve kullanışsız bir plan sunar.

Gerekenler

ChatGPT Plus, Claude Pro veya ücretsiz Gemini hesabı
Proje kapsamı ve hedefleri (kısa özet yeterli)
Paydaş listesi (isim değil, rol bazlı: sponsor, teknik ekip, müşteri temsilcisi vb.)
Proje takvimi veya kilometre taşları
Mevcut iletişim kanalları (Slack, e-posta, Teams vb.)

Ön Koşullar

Projenin kapsamı netleşmiş olmalı
Kilit paydaşlar belirlenmiş olmalı
Temel zaman çizelgesi (en azından başlangıç-bitiş) mevcut olmalı

Pro İpucu: AI’ya vereceğin bağlam ne kadar zenginse, çıktı o kadar isabetli olur. “Bir iletişim planı yaz” yerine “6 aylık yazılım geliştirme projesi için 12 kişilik hibrit ekibe yönelik iletişim planı oluştur” de.

Adım Adım: AI ile İletişim Planı Oluşturma

Proje bağlamını özetle: AI aracına projenin ne olduğunu, süresini ve ekip yapısını anlat. Örnek prompt: “E-ticaret sitesi yenileme projesi, 4 ay, 8 kişilik ekip, uzaktan çalışma modeli.”
Paydaş matrisini oluştur: AI’dan RACI veya güç-ilgi matrisi formatında paydaş analizi iste. Prompt örneği: “Bu proje için paydaş analizi yap. Roller: Proje sponsoru, ürün sahibi, geliştirici ekip, QA, müşteri temsilcisi.”
İletişim kanallarını belirle: Hangi mesaj türü hangi kanaldan gidecek? AI’ya mevcut araçlarını söyle ve öneri iste. “Slack, e-posta ve haftalık Zoom toplantılarımız var. Hangi iletişim türü hangi kanaldan gitmeli?”
Frekans ve format tablosu oluştur: AI’dan tablo formatında çıktı iste. “Paydaş gruplarına göre iletişim sıklığı ve formatını tablo olarak ver.”
Eskalasyon prosedürünü tanımla: Sorun çıktığında kim kime, ne zaman bildirecek? “Risk ve sorun eskalasyonu için 3 seviyeli bir prosedür öner.”
Şablonları oluştur: Haftalık durum raporu, toplantı gündemi, karar logu gibi şablonları AI’ya yazdır. Her birini ayrı prompt ile iste, tek seferde hepsini isteme.

Etkili Prompt Yazma Teknikleri

Yapay zekâ araçlarından kaliteli iletişim planı almak için prompt mühendisliği kritik. Pratikte en sık görülen hata: çok genel veya çok kısa promptlar yazmak.

İşe Yarayan Prompt Yapısı

Rol ata: “Sen deneyimli bir proje yöneticisisin…”
Bağlam ver: Proje türü, süresi, ekip büyüklüğü
Çıktı formatı belirt: Tablo, madde listesi, şablon
Kısıtları söyle: “Maksimum 1 sayfa”, “Teknik jargon kullanma”

Örnek Prompt:

“Sen PMP sertifikalı bir proje yöneticisisin. 6 aylık mobil uygulama geliştirme projesi için iletişim planı oluştur. Ekip: 2 geliştirici, 1 tasarımcı, 1 QA, 1 proje yöneticisi, 1 ürün sahibi. Uzaktan çalışma modeli. Çıktıyı tablo formatında ver: Paydaş | İletişim Türü | Kanal | Frekans | Sorumlu”

AI Çıktısını Özelleştirme

Yapay zekânın ilk çıktısı nadiren mükemmeldir. İteratif yaklaşım şart.

Detaylandır: “Haftalık durum raporu bölümünü genişlet, hangi metrikleri içermeli?”
Sadeleştir: “Bu planı tek sayfaya sığacak şekilde özetle”
Uyarla: “Bunu Türkiye’deki kurumsal kültüre göre düzenle, daha resmi bir dil kullan”
Format değiştir: “Aynı bilgiyi Gantt şeması mantığıyla yeniden düzenle”

Pro İpucu: AI’ın ürettiği planı direkt kullanma. Mutlaka ekip liderleriyle gözden geçir ve şirket kültürüne uyarla.

Örnek İletişim Planı Tablosu

Paydaş Grubu	İletişim Türü	Kanal	Frekans	Sorumlu
Proje Sponsoru	Yönetici Özeti	E-posta + Aylık Toplantı	Ayda 1	Proje Yöneticisi
Teknik Ekip	Daily Stand-up	Slack / Teams	Günlük	Scrum Master
Ürün Sahibi	Sprint Review	Video Konferans	2 Haftada 1	Proje Yöneticisi
Müşteri	İlerleme Raporu	E-posta + Portal	Haftada 1	Müşteri Temsilcisi
Tüm Ekip	Retrospektif	Video Konferans	Sprint Sonu	Scrum Master

Süre: AI ile bu tablonun ilk taslağını 5-10 dakikada çıkarabilirsiniz. Manuel hazırlık: 1-2 saat.

Mini Senaryo: Şu Durumda Ne Yaparsın?

Senaryo: Proje ortasında yeni bir paydaş eklendi (dış denetçi). İletişim planını güncellemen gerekiyor.

Çözüm: AI’ya mevcut planını yapıştır ve şu promptu kullan: “Bu iletişim planına ‘Dış Denetçi’ paydaşını ekle. Aylık uyumluluk raporu alması gerekiyor, resmi e-posta tercih ediyor. Tabloyu güncelle ve gerekli yeni şablonları öner.”

Sıkça Sorulan Sorular

Hangi AI aracı iletişim planı için daha iyi?

ChatGPT ve Claude, uzun formatlı iş dokümanlarında benzer performans gösteriyor. ChatGPT’nin tablo formatlaması biraz daha tutarlı, Claude ise bağlamı daha iyi hatırlıyor. Ücretsiz kullanım için Gemini de yeterli sonuç veriyor.

AI’ın ürettiği plan güvenilir mi?

Yapı ve format açısından güvenilir, ama içerik mutlaka gözden geçirilmeli. AI, şirketinizin özel dinamiklerini bilemez. Jenerik öneriler yerine spesifik bağlam verirseniz güvenilirlik artar.

Ücretsiz araçlarla yapılabilir mi?

Evet. ChatGPT’nin ücretsiz versiyonu, Gemini ve Claude’un ücretsiz katmanları temel iletişim planı için yeterli. Karmaşık projeler veya çok sayıda iterasyon için ücretli versiyonlar daha verimli.

İletişim planını ne sıklıkla güncellemeliyim?

Proje başlangıcında oluştur, her büyük faz geçişinde gözden geçir. Yeni paydaş eklenmesi, kapsam değişikliği veya iletişim sorunları yaşandığında güncelle.

Sonuç

Yapay zekâ destekli iletişim planı hazırlama, proje yöneticilerinin en çok zaman harcadığı dokümantasyon işlerinden birini hızlandırıyor. Doğru prompt teknikleriyle 1-2 saatlik iş 15-20 dakikaya iniyor.

Unutma: AI taslak üretir, stratejiyi sen belirlersin. Paydaş önceliklerini, şirket kültürünü ve projenin hassas noktalarını sadece sen bilirsin. AI’ı bir başlangıç noktası olarak kullan, son kararı her zaman kendin ver.